Paano malulutas ng walang papel na opisina ang dilemma ng pamamahala ng file?

Pag -usapan muna natin kung paano ang sakit ng ulo tradisyonal na opisina ay: ang file cabinet ay puno, at tumatagal ng mahabang panahon upang makahanap ng isang kontrata; Ang mga mahahalagang dokumento ay madaling mawala o nasira; Ang mga kagawaran ay pumasa sa mga dokumento tulad ng paglalaro ng "Pass the Parcel". Ang mga problemang ito ay maaaring mabisang malulutas ngSistema ng Opisina ng Walang Papel.

1. Ang elektronikong pag -file ay nagpapalit ng akumulasyon ng papel

Ang pinaka -direktang benepisyo ng opisina ng walang papel ay upang gawin ang mga file na "online". Ang lahat ng mga dokumento ay na -scan sa mga elektronikong bersyon at naka -imbak sa system, na sumusuporta sa maraming mga format tulad ng PDF at Word. Halimbawa, ang sistema ng pamamahala ng kontrata ng aming kumpanya ay kailangan lamang na ipasok ang numero ng kontrata upang makuha ang kumpletong file sa loob ng 3 segundo, at hindi na kailangang mag -rummage sa pamamagitan ng mga cabinets.

2. Matalinong paghahanap at mabilis na pagpoposisyon

Ang pinakamalaking bentahe ng mga elektronikong file ay maaari silang maghanap. Ang built-in na full-text function ng system ay maaaring maghanap sa pamamagitan ng mga keyword, petsa, may-akda at iba pang mga sukat. Noong nakaraang linggo, ang Kagawaran ng Pananalapi ay naghahanap ng isang form ng reimbursement tatlong taon na ang nakalilipas. Ginamit nito ang mahabang panahon upang i -flip ang mga file, ngunit ngayon ay lumabas ito pagkatapos ng pagpasok ng "mga gastos sa paglalakbay sa 2022".

3. Kontrol ng bersyon upang maiwasan ang pagkalito

Ang pinaka -kinatakutan na bagay tungkol sa mga dokumento ng papel ay patuloy silang binabago, at walang nakakaalam kung sino ang may pinakabagong bersyon. Ang elektronikong sistema ng dokumento ay awtomatikong makatipid ng mga makasaysayang bersyon at magtakda ng mga pahintulot sa pagbabago. Ang panukala sa pagpaplano ng aming departamento sa marketing ay na -update na ngayon sa bersyon 15, at malinaw na naitala ng system na gumawa ng bawat rebisyon at kailan.

4. Mobile Office Break Space Limitations

Sa pamamagitan ng isang walang papel na sistema, ang mga mobile phone ay maaari ring ma -access ang mga file anumang oras. Huling oras, ang aking boss ay humiling ng isang sipi sa paliparan, at naka -log ako sa system nang direkta sa aking mobile phone upang maipadala ito sa kanya, na mas mabilis kaysa sa paghahatid ng paghahatid. Maaari kong hawakan ang lahat ng mga file na may isang tablet kapag naglalakbay ako, at maaari kong i -pack ang kalahati ng marami sa aking maleta.

5. Ligtas na backup upang maiwasan ang pagkawala

Ang mga mahahalagang file ay awtomatikong nai -back up sa ulap pagkatapos mag -scan, kaya hindi na kailangang mag -alala kahit na masira ang computer. Nakatagpo kami ng isang trahedya kung saan ang opisina ay baha at lahat ng mga file ng papel ay nawala. Ngayon ang mga elektronikong file ay may mga triple backup, na mas ligtas.

6. Ang Green Office ay binabawasan ang mga gastos

Gawin natin ang ilang mga kalkulasyon: Ang papel ng A4 ay nagkakahalaga ng 20 yuan bawat pack, at ang kumpanya ay gumagamit ng 100 pack bawat buwan, na 24,000 yuan sa isang taon. Ang mga consumable ng printer, pag -file ng mga cabinets, at puwang ng archive room ay lahat ng mga gastos. Pagkatapos gawinSistema ng Opisina ng Walang Papel, ang mga gastos na ito ay maaaring mabawasan ng hindi bababa sa 70%, na kung saan ay palakaibigan din sa kapaligiran.

Bilang isang propesyonal na tagagawa at tagapagtustos, nagbibigay kami ng mga de-kalidad na produkto. Kung interesado ka sa aming mga produkto o may anumang mga katanungan, mangyaring huwag mag -atubilingMakipag -ugnay sa amin.